Распоряжение Администрации города Нижневартовска от 29.03.2013 N 512-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕВАРТОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 29 марта 2013 г. № 512-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
В соответствии с Федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 № 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре", от 18.10.2010 № 149-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры":
1. Определить уполномоченным органом по исполнению отдельных государственных полномочий Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, архивный отдел администрации города.
2. Утвердить:
- Положение об архивном отделе администрации города согласно приложению 1;
- образцы бланков, штампов и печатей архивного отдела администрации города согласно приложению 2 (не приводится).
3. Признать утратившим силу распоряжение администрации города от 28.03.2011 № 364-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города".
4. Контроль за выполнением распоряжения возложить на управляющего делами администрации города Т.В. Воронову, начальника архивного отдела администрации города Г.А. Балахнину.
Глава администрации города
А.А.БАДИНА
Приложение 1
к распоряжению
администрации города
от 29.03.2013 № 512-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
I. Общие положения
1.1. Положение об архивном отделе администрации города (далее - отдел) определяет компетенцию и организацию работы отдела в целях реализации администрацией города полномочий в области архивного дела по формированию и содержанию муниципального архива.
1.2. Отдел является структурным подразделением администрации города, правами юридического лица не обладает, имеет печати, штампы, бланки со своим наименованием.
Отдел курирует управляющий делами администрации города.
1.3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями администрации города, органами государственной власти и местного самоуправления, муниципальными унитарными предприятиями, включая казенные, и муниципальными учреждениями, а также другими организациями города в пределах своей компетенции.
Отдел взаимодействует со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - Архивная служба автономного округа) в целях соблюдения на территории города федерального и окружного законодательства об архивном деле, единых правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, законами Российской Федерации, актами Президента и Правительства Российской Федерации, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а также Уставом города Нижневартовска и иными муниципальными правовыми актами города Нижневартовска, Положением об отделе.
1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение деятельности отдела осуществляется за счет средств местного бюджета.
1.6. Финансовое обеспечение исполнения отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и находящихся на территории города, осуществляется за счет субвенций, предоставляемых муниципальному образованию из бюджета автономного округа на очередной финансовый год и на плановый период.
1.7. Отдел осуществляет управление архивным делом на территории города Нижневартовска.
1.8. Решение об организации, реорганизации и ликвидации отдела принимает глава администрации города в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.9. Местонахождение отдела: 628606, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Нижневартовск, ул. Омская, д. 1; проспект Победы, д. 1; ул. Таежная, 24.
II. Основные задачи отдела
Основными задачами отдела являются:
2.1. Реализация полномочий муниципального образования город Нижневартовск по формированию и содержанию муниципального архива, в том числе:
2.1.1. Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
- органов местного самоуправления города Нижневартовска;
- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации).
2.1.2. Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
2.2. Реализация отдельных государственных полномочий Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и находящихся на территории города.
2.3. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, относящихся к частной собственности, поступивших на хранение в отдел.
III. Функции отдела
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:
3.1. В области управления архивным делом на территории города Нижневартовска:
3.1.1. Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов города Нижневартовска по вопросам архивного дела.
3.1.2. Готовит предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе.
3.1.3. Доводит до сведения главы администрации города информацию о нарушении законодательства в области архивного дела.
3.1.4. Представляет в Архивную службу автономного округа планы, отчеты и информации.
3.1.5. Участвует:
- в установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных образований;
- в работе коллегиальных органов, совещаний-семинаров в области архивного дела.
3.2. В области обеспечения сохранности и учета архивных фондов и архивных документов:
3.2.1. Обеспечивает постоянное хранение архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, являющихся муниципальной собственностью:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, созданных до 27 марта 1996 года и хранящихся в муниципальном архиве;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей действующих органов местного самоуправления, муниципальных организаций города;
- архивных документов других юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, фото- и видеодокументы, отображающие их прошлое и настоящее, документы общественных организаций.
3.2.2. Обеспечивает временное хранение:
- архивных документов по личному составу ликвидированных без правопреемников организаций, созданных до 27 марта 1996 года и хранящихся в муниципальном архиве;
- архивных документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций;
- архивных документов по личному составу, отнесенных к частной собственности, при ликвидации без правопреемников негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства;
- архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
3.2.3. Обеспечивает хранение архивных документов, дополняющих архивные фонды отдела:
- печатных, иллюстративных и других материалов;
- учетных документов, методических материалов, архивных справочников и других материалов, необходимых отделу в практической работе.
3.2.4. Проводит комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения в отделе архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
3.2.5. Проверяет наличие и состояние архивных документов, хранящихся в отделе, организует розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снимает в установленном порядке необнаруженные документы с учета.
3.2.6. Контролирует техническое и физико-химическое состояние архивных документов, хранящихся в отделе, выявляет архивные документы с повреждениями материальных носителей и текстов.
3.2.7. Контролирует сохранность выданных из архивохранилищ отдела архивных документов, осуществляет мероприятия по возвращению архивных документов в архивохранилища отдела.
3.2.8. Разрабатывает и при необходимости проводит периодический пересмотр планов конкретных мероприятий и других нормативных документов о работе отдела в чрезвычайных ситуациях; выполняет в установленном порядке мероприятия, предусмотренные планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны.
3.2.9. Осуществляет раздельный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу, хранящихся в отделе; предоставляет установленные сведения, в том числе паспорт архива, в Архивную службу автономного округа.
3.2.10. Ведет учетную базу данных "Архивный фонд".
3.2.11. Ведет в качестве вспомогательного учетного документа отдельную книгу учета поступления и движения архивных фондов и документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
3.2.12. Фондирует архивные документы при описании принятых в отдел необработанными, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправляет ошибки фондирования.
3.3. В области организации комплектования (формирования) отдела архивными документами:
3.3.1. Составляет списки организаций - источников комплектования отдела и представляет их на согласование экспертно-проверочной методической комиссии Архивной службы автономного округа, а затем на утверждение главе администрации города.
3.3.2. Ведет наблюдательное дело на каждый источник комплектования отдела.
3.3.3. Проводит в пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями.
3.3.4. Проводит в установленном порядке отбор и прием в отдел:
- документов, отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации, организаций - источников комплектования отдела;
- фото-, фоно- и видеодокументов, отражающих историю города;
- архивных документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций;
- архивных документов по личному составу, отнесенных к частной собственности, при ликвидации без правопреемников негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства, на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и администрацией города;
- осуществляет проверку правильности формирования дел, их научно-технической обработки.
3.4. В области организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования отдела в реализации их полномочий в хранении, комплектовании, учете документов:
3.4.1. Проводит комплексные и тематические проверки состояния делопроизводства и временного хранения документов, в том числе по личному составу, в муниципальных организациях - источниках комплектования отдела на основании распоряжения администрации города и плана работы отдела.
3.4.2. Участвует в проверке соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования отдела, организуемых Архивной службой автономного округа.
3.4.3. Рассматривает и готовит к утверждению (согласованию) экспертно-проверочной методической комиссией Архивной службы автономного округа описи дел постоянного срока хранения и описи дел по личному составу (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности организаций - источников комплектования отдела, акты об утрате документов, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, номенклатуры дел.
3.4.4. Взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования отдела в форме методической и практической помощи:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
- по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на ведомственном хранении;
- по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;
- по совершенствованию работы делопроизводственных служб организаций - источников комплектования отдела.
3.4.5. Оказывает методическую помощь ликвидируемым организациям города по передаче документов по личному составу в отдел.
3.5. В области организации использования архивных документов:
3.5.1. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации.
3.5.2. Информирует граждан, органы государственной власти и местного самоуправления, муниципальные учреждения, предприятия, общественные объединения, иные организации о составе и содержании архивных документов отдела по актуальной тематике в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.5.3. Исполняет тематические запросы и запросы социально-правового характера.
3.5.4. Информирует организации, граждан о местонахождении документов по личному составу, не принятых в отдел.
3.5.5. Создает, совершенствует научно-справочный аппарат к документам, находящимся на хранении в отделе, в целях оперативного использования содержащейся в них информации.
3.5.6. Ведет тематические базы по архивным фондам и архивным документам отдела "Картотека архивных фондов вечного хранения", "Картотека архивных фондов по личному составу".
3.5.7. Организует:
- работу пользователей с документами;
- подготовку материалов для средств массовой информации;
- документальные выставки, проведение экскурсий по архивохранилищам, лекции, встречи с общественностью;
- информирует о документах отдела через средства массовой информации.
3.6. Организует прием и рассмотрение запросов юридических и физических лиц.
3.6.1. Проводит прием и рассмотрение запросов юридических и физических лиц по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.6.2. Выдает архивные копии, выписки, справки социально-правового и тематического характера в установленные сроки.
3.7. Разрабатывает и представляет:
- в установленном порядке предложения к проекту бюджета города о расходах на содержание отдела;
- в установленном порядке предложения о расходах субвенций, выделенных из окружного бюджета на выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
3.8. Составляет планы работы и отчеты отдела о проделанной работе.
IV. Права отдела
Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций в области комплектования, хранения, учета, использования архивных фондов и архивных документов имеет право:
4.1. Вносить на рассмотрение главы администрации города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов муниципальных организаций.
4.2. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации города, органов местного самоуправления города Нижневартовска, органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, организаций, граждан материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на отдел.
4.4. Принимать участие:
- в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией города и ее структурными подразделениями;
- в решении вопросов финансирования отдела.
4.5. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций - источников комплектования отдела.
4.6. На финансирование и материально-техническое обеспечение отдела в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечение сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда специалистам отдела, за счет средств местного бюджета и субвенций, предоставляемых муниципальному образованию из бюджета автономного округа по исполнению отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и находящихся на территории города на очередной финансовый год и на плановый период.
4.7. На материально-техническое оснащение рабочих мест специалистов отдела в соответствии с утвержденными нормативами в администрации города.
V. Организация работы отдела
5.1. Штатное расписание, Положение об отделе утверждаются распоряжениями администрации города. Должностные инструкции специалистов отдела утверждаются главой администрации города.
5.2. По вопросам комплектования, обеспечения сохранности, учета, использования архивных документов и архивных фондов, материально-технического обеспечения муниципального архива могут издаваться муниципальные правовые акты города Нижневартовска.
5.3. Отдел возглавляет начальник, права и обязанности которого определены должностной инструкцией.
5.4. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности в установленном порядке главой администрации города по представлению управляющего делами администрации города.
5.5. Начальник отдела:
- осуществляет на основе единоначалия руководство деятельностью отдела;
- представляет на утверждение главе администрации города предложения по штатному расписанию отдела, назначению на должность и освобождению от должности специалистов отдела по согласованию с управляющим делами администрации города;
- определяет функции специалистов отдела и распределяет обязанности между ними, вносит на утверждение главы администрации города должностные инструкции специалистов отдела;
- выносит на рассмотрение управляющего делами администрации города проекты правовых актов главы администрации города по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
5.6. Специалисты отдела назначаются и освобождаются от должности главой администрации города по представлению начальника отдела и по согласованию с управляющим делами администрации города.
VI. Ответственность отдела
Всю полноту ответственности за осуществление деятельности отдела, предусмотренной настоящим Положением и другими правовыми актами, несет начальник отдела. Специалисты отдела несут персональную ответственность в соответствии со своими должностными инструкциями и действующим законодательством.
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕВАРТОВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 29 марта 2013 г. № 512-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
В соответствии с Федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 № 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре", от 18.10.2010 № 149-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры":
1. Определить уполномоченным органом по исполнению отдельных государственных полномочий Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, архивный отдел администрации города.
2. Утвердить:
- Положение об архивном отделе администрации города согласно приложению 1;
- образцы бланков, штампов и печатей архивного отдела администрации города согласно приложению 2 (не приводится).
3. Признать утратившим силу распоряжение администрации города от 28.03.2011 № 364-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города".
4. Контроль за выполнением распоряжения возложить на управляющего делами администрации города Т.В. Воронову, начальника архивного отдела администрации города Г.А. Балахнину.
Глава администрации города
А.А.БАДИНА
Приложение 1
к распоряжению
администрации города
от 29.03.2013 № 512-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
I. Общие положения
1.1. Положение об архивном отделе администрации города (далее - отдел) определяет компетенцию и организацию работы отдела в целях реализации администрацией города полномочий в области архивного дела по формированию и содержанию муниципального архива.
1.2. Отдел является структурным подразделением администрации города, правами юридического лица не обладает, имеет печати, штампы, бланки со своим наименованием.
Отдел курирует управляющий делами администрации города.
1.3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями администрации города, органами государственной власти и местного самоуправления, муниципальными унитарными предприятиями, включая казенные, и муниципальными учреждениями, а также другими организациями города в пределах своей компетенции.
Отдел взаимодействует со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - Архивная служба автономного округа) в целях соблюдения на территории города федерального и окружного законодательства об архивном деле, единых правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, законами Российской Федерации, актами Президента и Правительства Российской Федерации, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а также Уставом города Нижневартовска и иными муниципальными правовыми актами города Нижневартовска, Положением об отделе.
1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение деятельности отдела осуществляется за счет средств местного бюджета.
1.6. Финансовое обеспечение исполнения отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и находящихся на территории города, осуществляется за счет субвенций, предоставляемых муниципальному образованию из бюджета автономного округа на очередной финансовый год и на плановый период.
1.7. Отдел осуществляет управление архивным делом на территории города Нижневартовска.
1.8. Решение об организации, реорганизации и ликвидации отдела принимает глава администрации города в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.9. Местонахождение отдела: 628606, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Нижневартовск, ул. Омская, д. 1; проспект Победы, д. 1; ул. Таежная, 24.
II. Основные задачи отдела
Основными задачами отдела являются:
2.1. Реализация полномочий муниципального образования город Нижневартовск по формированию и содержанию муниципального архива, в том числе:
2.1.1. Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
- органов местного самоуправления города Нижневартовска;
- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации).
2.1.2. Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
2.2. Реализация отдельных государственных полномочий Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и находящихся на территории города.
2.3. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, относящихся к частной собственности, поступивших на хранение в отдел.
III. Функции отдела
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:
3.1. В области управления архивным делом на территории города Нижневартовска:
3.1.1. Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов города Нижневартовска по вопросам архивного дела.
3.1.2. Готовит предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе.
3.1.3. Доводит до сведения главы администрации города информацию о нарушении законодательства в области архивного дела.
3.1.4. Представляет в Архивную службу автономного округа планы, отчеты и информации.
3.1.5. Участвует:
- в установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных образований;
- в работе коллегиальных органов, совещаний-семинаров в области архивного дела.
3.2. В области обеспечения сохранности и учета архивных фондов и архивных документов:
3.2.1. Обеспечивает постоянное хранение архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, являющихся муниципальной собственностью:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, созданных до 27 марта 1996 года и хранящихся в муниципальном архиве;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей действующих органов местного самоуправления, муниципальных организаций города;
- архивных документов других юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, фото- и видеодокументы, отображающие их прошлое и настоящее, документы общественных организаций.
3.2.2. Обеспечивает временное хранение:
- архивных документов по личному составу ликвидированных без правопреемников организаций, созданных до 27 марта 1996 года и хранящихся в муниципальном архиве;
- архивных документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций;
- архивных документов по личному составу, отнесенных к частной собственности, при ликвидации без правопреемников негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства;
- архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
3.2.3. Обеспечивает хранение архивных документов, дополняющих архивные фонды отдела:
- печатных, иллюстративных и других материалов;
- учетных документов, методических материалов, архивных справочников и других материалов, необходимых отделу в практической работе.
3.2.4. Проводит комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения в отделе архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
3.2.5. Проверяет наличие и состояние архивных документов, хранящихся в отделе, организует розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снимает в установленном порядке необнаруженные документы с учета.
3.2.6. Контролирует техническое и физико-химическое состояние архивных документов, хранящихся в отделе, выявляет архивные документы с повреждениями материальных носителей и текстов.
3.2.7. Контролирует сохранность выданных из архивохранилищ отдела архивных документов, осуществляет мероприятия по возвращению архивных документов в архивохранилища отдела.
3.2.8. Разрабатывает и при необходимости проводит периодический пересмотр планов конкретных мероприятий и других нормативных документов о работе отдела в чрезвычайных ситуациях; выполняет в установленном порядке мероприятия, предусмотренные планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны.
3.2.9. Осуществляет раздельный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу, хранящихся в отделе; предоставляет установленные сведения, в том числе паспорт архива, в Архивную службу автономного округа.
3.2.10. Ведет учетную базу данных "Архивный фонд".
3.2.11. Ведет в качестве вспомогательного учетного документа отдельную книгу учета поступления и движения архивных фондов и документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
3.2.12. Фондирует архивные документы при описании принятых в отдел необработанными, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправляет ошибки фондирования.
3.3. В области организации комплектования (формирования) отдела архивными документами:
3.3.1. Составляет списки организаций - источников комплектования отдела и представляет их на согласование экспертно-проверочной методической комиссии Архивной службы автономного округа, а затем на утверждение главе администрации города.
3.3.2. Ведет наблюдательное дело на каждый источник комплектования отдела.
3.3.3. Проводит в пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями.
3.3.4. Проводит в установленном порядке отбор и прием в отдел:
- документов, отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации, организаций - источников комплектования отдела;
- фото-, фоно- и видеодокументов, отражающих историю города;
- архивных документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций;
- архивных документов по личному составу, отнесенных к частной собственности, при ликвидации без правопреемников негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства, на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и администрацией города;
- осуществляет проверку правильности формирования дел, их научно-технической обработки.
3.4. В области организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования отдела в реализации их полномочий в хранении, комплектовании, учете документов:
3.4.1. Проводит комплексные и тематические проверки состояния делопроизводства и временного хранения документов, в том числе по личному составу, в муниципальных организациях - источниках комплектования отдела на основании распоряжения администрации города и плана работы отдела.
3.4.2. Участвует в проверке соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования отдела, организуемых Архивной службой автономного округа.
3.4.3. Рассматривает и готовит к утверждению (согласованию) экспертно-проверочной методической комиссией Архивной службы автономного округа описи дел постоянного срока хранения и описи дел по личному составу (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности организаций - источников комплектования отдела, акты об утрате документов, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, номенклатуры дел.
3.4.4. Взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования отдела в форме методической и практической помощи:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
- по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на ведомственном хранении;
- по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;
- по совершенствованию работы делопроизводственных служб организаций - источников комплектования отдела.
3.4.5. Оказывает методическую помощь ликвидируемым организациям города по передаче документов по личному составу в отдел.
3.5. В области организации использования архивных документов:
3.5.1. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации.
3.5.2. Информирует граждан, органы государственной власти и местного самоуправления, муниципальные учреждения, предприятия, общественные объединения, иные организации о составе и содержании архивных документов отдела по актуальной тематике в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.5.3. Исполняет тематические запросы и запросы социально-правового характера.
3.5.4. Информирует организации, граждан о местонахождении документов по личному составу, не принятых в отдел.
3.5.5. Создает, совершенствует научно-справочный аппарат к документам, находящимся на хранении в отделе, в целях оперативного использования содержащейся в них информации.
3.5.6. Ведет тематические базы по архивным фондам и архивным документам отдела "Картотека архивных фондов вечного хранения", "Картотека архивных фондов по личному составу".
3.5.7. Организует:
- работу пользователей с документами;
- подготовку материалов для средств массовой информации;
- документальные выставки, проведение экскурсий по архивохранилищам, лекции, встречи с общественностью;
- информирует о документах отдела через средства массовой информации.
3.6. Организует прием и рассмотрение запросов юридических и физических лиц.
3.6.1. Проводит прием и рассмотрение запросов юридических и физических лиц по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.6.2. Выдает архивные копии, выписки, справки социально-правового и тематического характера в установленные сроки.
3.7. Разрабатывает и представляет:
- в установленном порядке предложения к проекту бюджета города о расходах на содержание отдела;
- в установленном порядке предложения о расходах субвенций, выделенных из окружного бюджета на выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
3.8. Составляет планы работы и отчеты отдела о проделанной работе.
IV. Права отдела
Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций в области комплектования, хранения, учета, использования архивных фондов и архивных документов имеет право:
4.1. Вносить на рассмотрение главы администрации города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов муниципальных организаций.
4.2. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации города, органов местного самоуправления города Нижневартовска, органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, организаций, граждан материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на отдел.
4.4. Принимать участие:
- в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией города и ее структурными подразделениями;
- в решении вопросов финансирования отдела.
4.5. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций - источников комплектования отдела.
4.6. На финансирование и материально-техническое обеспечение отдела в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечение сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда специалистам отдела, за счет средств местного бюджета и субвенций, предоставляемых муниципальному образованию из бюджета автономного округа по исполнению отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и находящихся на территории города на очередной финансовый год и на плановый период.
4.7. На материально-техническое оснащение рабочих мест специалистов отдела в соответствии с утвержденными нормативами в администрации города.
V. Организация работы отдела
5.1. Штатное расписание, Положение об отделе утверждаются распоряжениями администрации города. Должностные инструкции специалистов отдела утверждаются главой администрации города.
5.2. По вопросам комплектования, обеспечения сохранности, учета, использования архивных документов и архивных фондов, материально-технического обеспечения муниципального архива могут издаваться муниципальные правовые акты города Нижневартовска.
5.3. Отдел возглавляет начальник, права и обязанности которого определены должностной инструкцией.
5.4. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности в установленном порядке главой администрации города по представлению управляющего делами администрации города.
5.5. Начальник отдела:
- осуществляет на основе единоначалия руководство деятельностью отдела;
- представляет на утверждение главе администрации города предложения по штатному расписанию отдела, назначению на должность и освобождению от должности специалистов отдела по согласованию с управляющим делами администрации города;
- определяет функции специалистов отдела и распределяет обязанности между ними, вносит на утверждение главы администрации города должностные инструкции специалистов отдела;
- выносит на рассмотрение управляющего делами администрации города проекты правовых актов главы администрации города по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
5.6. Специалисты отдела назначаются и освобождаются от должности главой администрации города по представлению начальника отдела и по согласованию с управляющим делами администрации города.
VI. Ответственность отдела
Всю полноту ответственности за осуществление деятельности отдела, предусмотренной настоящим Положением и другими правовыми актами, несет начальник отдела. Специалисты отдела несут персональную ответственность в соответствии со своими должностными инструкциями и действующим законодательством.
------------------------------------------------------------------