Постановление Администрации города Покачи от 19.06.2013 N 751 "Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПОКАЧИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 19 июня 2013 г. № 751
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ
ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ ГОРОДА ПОКАЧИ"
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Администрации города Покачи
от 30.04.2014 № 601)
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", Уставом города Покачи:
1. Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи" согласно приложению.
2. Признать утратившим силу постановление администрации города Покачи от 22.10.2010 № 716 "Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи".
3. Постановление вступает в силу после официального опубликования.
4. Опубликовать постановление в газете "Покачевский вестник" и на официальном сайте города Покачи.
5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации города Е.А. Кулешевич.
Глава города Покачи
Р.З.ХАЛИУЛЛИН
Приложение
к постановлению администрации
города Покачи
от 19.06.2013 № 751
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ
ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ ГОРОДА ПОКАЧИ"
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Администрации города Покачи
от 30.04.2014 № 601)
1. Общие положения
Предмет регулирования регламента
1.1. Предметом регулирования административного регламента (далее Регламент) является повышение качества и доступности результатов, открытости предоставления муниципальной услуги, сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок контроля и обжалования действий (бездействия) должностных лиц и муниципальных служащих при предоставлении муниципальной услуги по оформлению и выдаче архивных справок, выписок и копий архивных документов юридическим и физическим лицам, путем использования документов, находящихся на архивном хранении.
Определения, используемые в настоящем Административном регламенте:
Социально-правовой запрос - запрос, связанный с социально-правовой защитой граждан, предусматривающий их социальное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.
Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архивного отдела администрации города Покачи, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архивного отдела администрации города Покачи, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Информационное письмо - ответ на запрос, оформленный на бланке архивного отдела администрации города Покачи, содержащий сведения об имеющихся архивных документах, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, содержащий название архивных фондов и краткую характеристику документов, отсутствие сведений или мотивированный отказ от выдачи запрашиваемых документов.
Тематический запрос - запрос о представлении информации по определенной теме, проблеме, событию, факту;
Непрофильный запрос - запрос, не относящийся к составу хранящихся в данном архиве архивных документов.
Круг заявителей
1.2. Заявители, которым предоставляется муниципальная услуга, являются:
граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства; органы государственной власти, местного самоуправления; организации и общественные объединения; юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее - заявители). Заявители вправе обращаться за предоставлением муниципальной услуги с использованием универсальной электронной карты в порядке и сроки, установленные законодательством.
(в ред. постановления Администрации города Покачи от 30.04.2014 № 601)
1.3. Требования к порядку информирования о правилах предоставления муниципальной услуги
1.3.1. Муниципальная услуга "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи".
1.3.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией города Покачи.
1.3.3. В администрации предоставление услуги осуществляется архивным отделом.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется должностными лицами Архива (далее - работники Архива) при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
При предоставлении муниципальной услуги должностные лица Архива взаимодействуют с областными, государственными и муниципальными архивами Тюменской области, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, учреждениями, предприятиями и др.
Местонахождение архивного отдела администрации города Покачи: ул. Мира, д. 8/1, г. Покачи, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, 628661;
Электронный адрес Архива: E-mail: arhiv@admpokachi.ru.
Телефон/факс Архива: (34669) 7-03-05.
Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги размещается в сети Интернет: на официальном сайте администрации города Покачи, Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Электронный адрес администрации города Покачи: E-mail: admpokachi@admpokachi.ru или сайт администрации города Покачи в сети Интернет (http://www.admpokachi.ru/).
1.3.4. Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:
- по телефону: (34669) 7-03-05;
- при личном обращении, прием граждан осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан главой города Покачи, заместителями главы города, управляющим делами администрации города, руководителями структурных подразделений администрации города Покачи, утвержденным распоряжением администрации города Покачи от 17.01.2013 № 1:
график и часы приема заявителей:
вторник и четверг
-
с 8-30 до 17-00 час.;
понедельник, среда, пятница
-
работа с документами
обед
-
с 12.30 до 14.00
- с письменным обращением: 628661, Тюменская обл., г. Покачи, ул. Мира, д. 8/1;
- с обращением в форме электронного документа по адресу электронной почты: arhiv@admpokachi.ru;
- в многофункциональный центр (при наличии);
(абзац введен постановлением Администрации города Покачи от 30.04.2014 № 601)
- с использованием универсальной электронной карты в порядке и сроки, установленные законодательством;
(абзац введен постановлением Администрации города Покачи от 30.04.2014 № 601)
- через Единый портал государственных и муниципальных услуг.
(абзац введен постановлением Администрации города Покачи от 30.04.2014 № 601)
1.3.5. По телефону специалисты Архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан и организаций (их представителей).
1.3.6. При приеме граждан или представителей организации специалист, осуществляющий прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие необходимых сведений в заявлении и документах, дающих право на получение услуги.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги:
"Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи".
2.2. Наименование структурного подразделения администрации города Покачи, предоставляющего муниципальную услугу в пределах своей компетенции: архивный отдел администрации города Покачи (далее - Архив).
При предоставлении муниципальной услуги запрещается требовать от заявителя действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный Правительством Российской Федерации.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача (направление) заявителю либо его законному представителю:
информационного письма;
архивной справки;
архивной выписки;
архивной копии;
ответа об отсутствии запрашиваемых сведений;
рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.
2.4.1. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса.
2.4.2. В исключительных случаях при поступлении запроса, требующего проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, срок исполнения может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 № 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре";
- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 18.10.2010 № 149-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры";
- Уставом города Покачи;
- Положением об архивном отделе администрации города Покачи;
- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.06.2010 № 102-оз "Об административных правонарушениях".
(абзац введен постановлением Администрации города Покачи от 30.04.2014 № 601)
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (приложение № 1 и № 2 к Регламенту), представленный лично либо направленный по почте, либо запрос, направленный с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", либо запрос, направленный с использованием официального сайта администрации города Покачи и (или) Единого портала государственных и муниципальных услуг.
В запросе должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии);
- почтовый и/или электронный адрес заявителя;
- интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации. В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения.
Для предоставления муниципальной услуги заявитель предоставляет в Архив следующие документы, имеющие непосредственное к нему отношение и оформленные в установленном настоящим регламентом порядке:
Физические лица:
- письменное анкета-заявление, заявление по установленным образцам в приложениях 1, 2 к настоящему Регламенту;
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);
- копию трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с Пенсионным законодательством Российской Федерации).
Юридические лица и индивидуальные предприниматели:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя согласно приложениям 1, 2 к настоящему Регламенту;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица.
Данный перечень является исчерпывающим и не предполагает межведомственного информационного взаимодействия.
2.6.2. Способы получения заявителем документов и информации, в том числе в электронной форме.
Сведения о возможности получения заявителями информации о предоставляемой муниципальной услуге размещаются на официальном сайте администрации города Покачи, Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Информация о возможности получения заявителями форм заявлений и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги, размещается на официальном сайте администрации города Покачи и Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Заявителю на электронный адрес направляется сообщение, подтверждающее поступление электронного запроса в Архив.
Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления муниципальной услуги используются (при наличии).
Запрашиваемая информация выдается заявителю или его законному представителю под роспись. Иногородним заявителям направляется заказным почтовым отправлением.
2.6.3. Требования к документам, необходимым для предоставления муниципальной услуги. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.6.4. Порядок предоставления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме. Запрещается требовать от заявителя предоставлять документы и информацию или осуществлять действия, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.
2.6.5. Запрещается требовать от заявителя предоставлять документы и информацию, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных и муниципальных органов и организаций.
2.6.6. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги.
Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок осуществляется на бесплатной основе.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Перечень оснований для отказа в предоставлении.
- при наличии одного из оснований для оставления обращения без ответа, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- при отсутствии документов в архиве.
2.9. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, в том числе о документе (документах), выдаваемых организациями, участвующими в межведомственном информационном взаимодействии.
Не предполагается получение сведений о документе (документах), выдаваемых организациями, участвующими в межведомственном информационном взаимодействии.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса на предоставление муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.11. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, в том числе поступившего посредством электронной почты и использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг или по защищенным каналам связи.
Запрос заявителя о предоставлении муниципальной услуги регистрируется в день его поступления.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги:
2.13.1. Муниципальная услуга предоставляется в здании администрации города Покачи.
2.13.2. Прием заявителей осуществляется в кабинете, на двери которого размещена соответствующая табличка.
2.13.3. Рабочее место специалистов Архива, ответственных за предоставление муниципальной услуги, оборудуется компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать исполнение муниципальной услуги.
2.13.4. Помещение для приема заявителей оборудовано стульями, столами для возможности оформления запросов. Вход и передвижение по помещению, в котором проводится прием, не создает затруднения для лиц с ограниченными возможностями.
2.13.5. На информационном стенде в местах приема запросов и выдачи архивных справок, архивных копий, архивных выписок размещается следующая информация:
- график работы, номера телефонов Архива;
- наименование муниципальной услуги;
- блок-схема, отражающая прохождение административных процедур, согласно приложению 3 к административному регламенту;
- перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;
- образец заполнения запроса получателей муниципальной услуги;
- порядок обжалования решения, действий (бездействия) лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги;
- адреса ведомственного архива города, архивных учреждений автономного округа - Югры.
2.13.6. Места предоставления муниципальной услуги оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.
2.14. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
Показатели доступности и качества муниципальной услуги определяются для осуществления оценки и контроля деятельности Архива.
2.14.1. В группу показателей доступности, позволяющих объективно оценивать деятельность Архива, входят:
- удобный график работы Архива;
- доступное месторасположение Архива;
- наличие различных каналов получения информации о получении муниципальной услуги;
- оптимальное время ожидания при сдаче документов;
- бесплатность предоставления муниципальной услуги.
2.14.2. Показателями качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков ее предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к их выполнению,
в том числе особенности выполнения административных процедур
в электронном виде
3.1. Описание состава и последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация запроса заявителя в журнале регистрации запросов заявителей;
- анализ поступившего запроса и передача его на исполнение либо направление мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- исполнение запроса;
- выдача (направление) ответа заявителю.
3.2. Прием и регистрация запроса заявителя в журнале регистрации запросов заявителей.
3.2.1. Прием запроса осуществляется специалистами Архива.
При поступлении запроса заявителя в электронной форме запрос распечатывается. Заявителю направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению. Дальнейшая работа с запросом ведется в установленном порядке.
3.2.2. Специалист Архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проставляет на запросе регистрационный штамп (входящий) и вносит в журнал регистрации запросов заявителей. В журнале также указываются дата приема запроса, данные о заявителе, краткое содержание запроса.
Запрос регистрируется в день его поступления.
3.2.3. Результатом выполнения указанной административной процедуры является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.
3.3. Анализ поступившего запроса и передача его на исполнение либо направление мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.
3.3.1. Специалист Архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в течение 3 рабочих дней со дня поступления запроса осуществляет анализ запроса для определения:
- степени полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости представления дополнительных сведений;
- наличия либо отсутствия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
3.3.2. В случае неполноты информации, содержащейся в запросе (требуются дополнительные сведения и уточнения), в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителю направляется уведомление (в том числе в электронной форме) о необходимости представления дополнительных сведений в письменном виде.
В течение срока предоставления муниципальной услуги услуга приостанавливается до дня получения дополнительных сведений от заявителя.
В случае непоступления дополнительных сведений в течение 30 дней со дня регистрации уведомления о необходимости представления дополнительных сведений заявителю направляется мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги в течение 7 рабочих дней.
3.3.3. В случае наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 2.8 административного регламента, заявителю в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса направляется мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги (в том числе в электронной форме).
3.3.4. В случае отсутствия в Архиве архивных документов и при наличии информации о местонахождении запрашиваемых сведений, по которым поступил запрос, в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса, в адрес заявителя направляется мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги (в том числе в электронной форме) с уведомлением о месте нахождения запрашиваемых сведений.
3.3.5. При наличии в Архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, запрос передается специалисту Архива, ответственному за предоставление муниципальной услуги, который приступает к непосредственному его исполнению (далее - Исполнитель).
3.3.6. Результатом выполнения указанной административной процедуры является принятие специалистом Архива, ответственным за предоставление муниципальной услуги, на основании анализа запроса и решения о возможности его исполнения, передача запроса Исполнителю; направление (выдача) заявителю уведомления о необходимости представления дополнительных сведений; направление (выдача) заявителю мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.
3.4. Исполнение запроса.
3.4.1. Исполнитель на основании принятого решения о возможности исполнения запроса в срок, не превышающий 30 дней со дня его регистрации, осуществляет его непосредственное исполнение по научно-справочному аппарату (по описям дел, именным указателям, каталогам) и архивным документам, хранящимся в Архиве. В исключительных случаях при поступлении запроса, требующего проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, срок исполнения может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.
3.4.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.
В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте архивной справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
Архивные справки оформляются на бланке Архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается начальником Архива или лицом, его заменяющим, и заверяется печатью Архива. Фамилия Исполнителя проставляется в нижнем левом углу архивной справки.
На архивной справке проставляется номер и дата составления.
В случае отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в Архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма может быть заверен печатью.
3.4.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Архива, лицом, его замещающим, и печатью Архива.
3.4.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
Архивная копия заверяется подписью Исполнителя и печатью Архива.
3.4.5. Результатом выполнения указанной административной процедуры является подготовка архивной справки, архивной копии или архивной выписки.
3.5. Выдача (направление) ответа заявителю.
3.5.1. Выдачу (направление) ответа заявителю осуществляет Исполнитель.
3.5.2. Архивная справка, архивная копия или архивная выписка направляется по почте заявителю в течение 5 рабочих дней со дня подготовки архивной справки, архивной копии или архивной выписки или выдается лично в день обращения при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
3.5.3. Заявитель или уполномоченное им лицо, получающее архивную справку, архивную копию или архивную выписку, расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату получения.
3.5.4. Результатом выполнения указанной административной процедуры является выдача (направление) заявителю архивной справки, архивной копии или архивной выписки.
3.6. Первый экземпляр архивной справки вручается (направляется) заявителю, второй экземпляр помещается в дело.
4. Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги.
Контроль за исполнением административного регламента, совершением административных процедур, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги осуществляется в виде плановых и внеплановых проверок.
4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, порядок и формы контроля.
4.2.1. Плановые проверки проводятся начальником Архива и осуществляются постоянно.
4.2.2. Начальник Архива проводит внеплановую проверку в случае поступления жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые и принимаемые специалистом Архива при предоставлении муниципальной услуги. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.2.3. Управляющий делами администрации города Покачи, курирующий деятельность Архива, проводит внеплановую проверку в случае поступления жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые и принимаемые начальником Архива при предоставлении муниципальной услуги.
4.3. Ответственность должностных лиц, работников отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4. Должностное лицо архивного отдела администрации города Покачи, ответственное за осуществление соответствующих административных процедур настоящего административного регламента, несет административную ответственность в соответствии с законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, в том числе за:
- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги и срока предоставления муниципальной услуги;
- неправомерные отказы в приеме у заявителя документов, предусмотренных для предоставления муниципальной услуги, в предоставлении муниципальной услуги, исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо за нарушение установленного срока осуществления таких исправлений;
- превышение максимального срока ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, а равно при получении результата предоставления муниципальной услуги (за исключением срока подачи запроса в многофункциональном центре).
(часть 4.4 введена постановлением Администрации города Покачи от 30.04.2014 № 601)
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных
служащих, обеспечивающих предоставление муниципальной услуги
5.1. Заявители имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействия специалистов отдела по ценообразованию администрации города Покачи в досудебном порядке.
5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить жалобу в письменном или в электронном виде.
5.4. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.5. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.6. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия указанного решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.8. В случае несогласия с результатами досудебного обжалования, а также на любой стадии рассмотрения спорных вопросов заявитель имеет право обратиться в суд в соответствии с установленным действующим законодательством порядком.
Приложение 1
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов граждан и организаций
по документам архивных фондов города Покачи"
Анкета-заявление № _____
для наведения архивной справки по документам,
имеющимся на хранении
1. Фамилия, имя, отчество год рождения
_________________________
лица, о котором запрашивается архивная справка
2. Фамилия заявителя, которая была в
____________________
запрашиваемый период (если фамилия менялась неоднократно, указать все изменения). Если справка запрашивается на близкого родственника, указать наличие оформленной доверенности
3. Для какой цели запрашивается архивная
_________________
справка (оформление пенсии, перерасчет пенсии, получение гражданства и др.)
4. Точный почтовый адрес заявителя,
__________________________________
контактный телефон или адрес, по которому необходимо выслать документы
5. О чем запрашивается архивная справка:
____________________________________
а) о трудовом стаже, учебе
б) о заработной плате
в) другое
Наименование предприятия, учебного заведения
Начало работы, учебы (год, месяц, число)
Конец работы, учебы (год, месяц, число)
Должность
Подпись заявителя ____________ Расшифровка подписи _________________
"____" ______________ 20__ год
Приложение 2
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов граждан и организаций
по документам архивных фондов города Покачи"
Запрос
на предоставление копий документов (тематический запрос)
Предприятие (структурное подразделение) _______________________________
___________________________________________________________________________
Фамилия И.О. заказчика ____________________________________________________
Адрес, телефон ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Прошу выдать копии ____________________________________________________
__________________________________________________________________________
Количество экземпляров ________________
"____" ____________ 20 г. Подпись заявителя ____________________
Приложение 3
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов граждан и организаций
по документам архивных фондов города Покачи"
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН
И ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ ГОРОДА ПОКАЧИ"
Прием и регистрация запроса заявителя
\/
Анализ запроса
\/
Заключение специалиста Архива, ответственного за прием запросов, о
возможности (невозможности) предоставления муниципальной услуги
\/ \/ \/
Отсутствие оснований Необходимость Наличие оснований для
для отказа в представления отказа в
предоставлении дополнительных сведений предоставлении
муниципальной услуги для исполнения запроса муниципальной услуги
\/ \/
Направление запроса Направление уведомления
для исполнения о необходимости
специалистом Архива представления заявителем
дополнительных сведений
/\ \/ \/
Представление Непредставление
заявителем заявителем
дополнительных дополнительных
сведений сведений
\/ \/ \/
Подготовка архивных справок, Подготовка мотивированного отказа в
архивных копий, архивных выписок предоставлении муниципальной услуги
\/ \/
Выдача (направление) заявителю архивных документов либо мотивированного
отказа в предоставлении муниципальной услуги
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПОКАЧИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 19 июня 2013 г. № 751
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ
ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ ГОРОДА ПОКАЧИ"
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Администрации города Покачи
от 30.04.2014 № 601)
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", Уставом города Покачи:
1. Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи" согласно приложению.
2. Признать утратившим силу постановление администрации города Покачи от 22.10.2010 № 716 "Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи".
3. Постановление вступает в силу после официального опубликования.
4. Опубликовать постановление в газете "Покачевский вестник" и на официальном сайте города Покачи.
5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации города Е.А. Кулешевич.
Глава города Покачи
Р.З.ХАЛИУЛЛИН
Приложение
к постановлению администрации
города Покачи
от 19.06.2013 № 751
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ
ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ ГОРОДА ПОКАЧИ"
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Администрации города Покачи
от 30.04.2014 № 601)
1. Общие положения
Предмет регулирования регламента
1.1. Предметом регулирования административного регламента (далее Регламент) является повышение качества и доступности результатов, открытости предоставления муниципальной услуги, сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок контроля и обжалования действий (бездействия) должностных лиц и муниципальных служащих при предоставлении муниципальной услуги по оформлению и выдаче архивных справок, выписок и копий архивных документов юридическим и физическим лицам, путем использования документов, находящихся на архивном хранении.
Определения, используемые в настоящем Административном регламенте:
Социально-правовой запрос - запрос, связанный с социально-правовой защитой граждан, предусматривающий их социальное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.
Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архивного отдела администрации города Покачи, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архивного отдела администрации города Покачи, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Информационное письмо - ответ на запрос, оформленный на бланке архивного отдела администрации города Покачи, содержащий сведения об имеющихся архивных документах, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, содержащий название архивных фондов и краткую характеристику документов, отсутствие сведений или мотивированный отказ от выдачи запрашиваемых документов.
Тематический запрос - запрос о представлении информации по определенной теме, проблеме, событию, факту;
Непрофильный запрос - запрос, не относящийся к составу хранящихся в данном архиве архивных документов.
Круг заявителей
1.2. Заявители, которым предоставляется муниципальная услуга, являются:
граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства; органы государственной власти, местного самоуправления; организации и общественные объединения; юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее - заявители). Заявители вправе обращаться за предоставлением муниципальной услуги с использованием универсальной электронной карты в порядке и сроки, установленные законодательством.
(в ред. постановления Администрации города Покачи от 30.04.2014 № 601)
1.3. Требования к порядку информирования о правилах предоставления муниципальной услуги
1.3.1. Муниципальная услуга "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи".
1.3.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией города Покачи.
1.3.3. В администрации предоставление услуги осуществляется архивным отделом.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется должностными лицами Архива (далее - работники Архива) при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
При предоставлении муниципальной услуги должностные лица Архива взаимодействуют с областными, государственными и муниципальными архивами Тюменской области, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, учреждениями, предприятиями и др.
Местонахождение архивного отдела администрации города Покачи: ул. Мира, д. 8/1, г. Покачи, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, 628661;
Электронный адрес Архива: E-mail: arhiv@admpokachi.ru.
Телефон/факс Архива: (34669) 7-03-05.
Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги размещается в сети Интернет: на официальном сайте администрации города Покачи, Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Электронный адрес администрации города Покачи: E-mail: admpokachi@admpokachi.ru или сайт администрации города Покачи в сети Интернет (http://www.admpokachi.ru/).
1.3.4. Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:
- по телефону: (34669) 7-03-05;
- при личном обращении, прием граждан осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан главой города Покачи, заместителями главы города, управляющим делами администрации города, руководителями структурных подразделений администрации города Покачи, утвержденным распоряжением администрации города Покачи от 17.01.2013 № 1:
график и часы приема заявителей:
вторник и четверг
-
с 8-30 до 17-00 час.;
понедельник, среда, пятница
-
работа с документами
обед
-
с 12.30 до 14.00
- с письменным обращением: 628661, Тюменская обл., г. Покачи, ул. Мира, д. 8/1;
- с обращением в форме электронного документа по адресу электронной почты: arhiv@admpokachi.ru;
- в многофункциональный центр (при наличии);
(абзац введен постановлением Администрации города Покачи от 30.04.2014 № 601)
- с использованием универсальной электронной карты в порядке и сроки, установленные законодательством;
(абзац введен постановлением Администрации города Покачи от 30.04.2014 № 601)
- через Единый портал государственных и муниципальных услуг.
(абзац введен постановлением Администрации города Покачи от 30.04.2014 № 601)
1.3.5. По телефону специалисты Архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан и организаций (их представителей).
1.3.6. При приеме граждан или представителей организации специалист, осуществляющий прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие необходимых сведений в заявлении и документах, дающих право на получение услуги.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги:
"Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи".
2.2. Наименование структурного подразделения администрации города Покачи, предоставляющего муниципальную услугу в пределах своей компетенции: архивный отдел администрации города Покачи (далее - Архив).
При предоставлении муниципальной услуги запрещается требовать от заявителя действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный Правительством Российской Федерации.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача (направление) заявителю либо его законному представителю:
информационного письма;
архивной справки;
архивной выписки;
архивной копии;
ответа об отсутствии запрашиваемых сведений;
рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.
2.4.1. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса.
2.4.2. В исключительных случаях при поступлении запроса, требующего проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, срок исполнения может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 № 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре";
- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 18.10.2010 № 149-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры";
- Уставом города Покачи;
- Положением об архивном отделе администрации города Покачи;
- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.06.2010 № 102-оз "Об административных правонарушениях".
(абзац введен постановлением Администрации города Покачи от 30.04.2014 № 601)
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (приложение № 1 и № 2 к Регламенту), представленный лично либо направленный по почте, либо запрос, направленный с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", либо запрос, направленный с использованием официального сайта администрации города Покачи и (или) Единого портала государственных и муниципальных услуг.
В запросе должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии);
- почтовый и/или электронный адрес заявителя;
- интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации. В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения.
Для предоставления муниципальной услуги заявитель предоставляет в Архив следующие документы, имеющие непосредственное к нему отношение и оформленные в установленном настоящим регламентом порядке:
Физические лица:
- письменное анкета-заявление, заявление по установленным образцам в приложениях 1, 2 к настоящему Регламенту;
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);
- копию трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с Пенсионным законодательством Российской Федерации).
Юридические лица и индивидуальные предприниматели:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя согласно приложениям 1, 2 к настоящему Регламенту;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица.
Данный перечень является исчерпывающим и не предполагает межведомственного информационного взаимодействия.
2.6.2. Способы получения заявителем документов и информации, в том числе в электронной форме.
Сведения о возможности получения заявителями информации о предоставляемой муниципальной услуге размещаются на официальном сайте администрации города Покачи, Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Информация о возможности получения заявителями форм заявлений и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги, размещается на официальном сайте администрации города Покачи и Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Заявителю на электронный адрес направляется сообщение, подтверждающее поступление электронного запроса в Архив.
Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления муниципальной услуги используются (при наличии).
Запрашиваемая информация выдается заявителю или его законному представителю под роспись. Иногородним заявителям направляется заказным почтовым отправлением.
2.6.3. Требования к документам, необходимым для предоставления муниципальной услуги. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.6.4. Порядок предоставления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме. Запрещается требовать от заявителя предоставлять документы и информацию или осуществлять действия, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.
2.6.5. Запрещается требовать от заявителя предоставлять документы и информацию, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных и муниципальных органов и организаций.
2.6.6. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги.
Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок осуществляется на бесплатной основе.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Перечень оснований для отказа в предоставлении.
- при наличии одного из оснований для оставления обращения без ответа, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- при отсутствии документов в архиве.
2.9. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, в том числе о документе (документах), выдаваемых организациями, участвующими в межведомственном информационном взаимодействии.
Не предполагается получение сведений о документе (документах), выдаваемых организациями, участвующими в межведомственном информационном взаимодействии.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса на предоставление муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.11. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, в том числе поступившего посредством электронной почты и использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг или по защищенным каналам связи.
Запрос заявителя о предоставлении муниципальной услуги регистрируется в день его поступления.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги:
2.13.1. Муниципальная услуга предоставляется в здании администрации города Покачи.
2.13.2. Прием заявителей осуществляется в кабинете, на двери которого размещена соответствующая табличка.
2.13.3. Рабочее место специалистов Архива, ответственных за предоставление муниципальной услуги, оборудуется компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать исполнение муниципальной услуги.
2.13.4. Помещение для приема заявителей оборудовано стульями, столами для возможности оформления запросов. Вход и передвижение по помещению, в котором проводится прием, не создает затруднения для лиц с ограниченными возможностями.
2.13.5. На информационном стенде в местах приема запросов и выдачи архивных справок, архивных копий, архивных выписок размещается следующая информация:
- график работы, номера телефонов Архива;
- наименование муниципальной услуги;
- блок-схема, отражающая прохождение административных процедур, согласно приложению 3 к административному регламенту;
- перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;
- образец заполнения запроса получателей муниципальной услуги;
- порядок обжалования решения, действий (бездействия) лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги;
- адреса ведомственного архива города, архивных учреждений автономного округа - Югры.
2.13.6. Места предоставления муниципальной услуги оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.
2.14. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
Показатели доступности и качества муниципальной услуги определяются для осуществления оценки и контроля деятельности Архива.
2.14.1. В группу показателей доступности, позволяющих объективно оценивать деятельность Архива, входят:
- удобный график работы Архива;
- доступное месторасположение Архива;
- наличие различных каналов получения информации о получении муниципальной услуги;
- оптимальное время ожидания при сдаче документов;
- бесплатность предоставления муниципальной услуги.
2.14.2. Показателями качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков ее предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к их выполнению,
в том числе особенности выполнения административных процедур
в электронном виде
3.1. Описание состава и последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация запроса заявителя в журнале регистрации запросов заявителей;
- анализ поступившего запроса и передача его на исполнение либо направление мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- исполнение запроса;
- выдача (направление) ответа заявителю.
3.2. Прием и регистрация запроса заявителя в журнале регистрации запросов заявителей.
3.2.1. Прием запроса осуществляется специалистами Архива.
При поступлении запроса заявителя в электронной форме запрос распечатывается. Заявителю направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению. Дальнейшая работа с запросом ведется в установленном порядке.
3.2.2. Специалист Архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проставляет на запросе регистрационный штамп (входящий) и вносит в журнал регистрации запросов заявителей. В журнале также указываются дата приема запроса, данные о заявителе, краткое содержание запроса.
Запрос регистрируется в день его поступления.
3.2.3. Результатом выполнения указанной административной процедуры является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.
3.3. Анализ поступившего запроса и передача его на исполнение либо направление мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.
3.3.1. Специалист Архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в течение 3 рабочих дней со дня поступления запроса осуществляет анализ запроса для определения:
- степени полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости представления дополнительных сведений;
- наличия либо отсутствия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
3.3.2. В случае неполноты информации, содержащейся в запросе (требуются дополнительные сведения и уточнения), в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителю направляется уведомление (в том числе в электронной форме) о необходимости представления дополнительных сведений в письменном виде.
В течение срока предоставления муниципальной услуги услуга приостанавливается до дня получения дополнительных сведений от заявителя.
В случае непоступления дополнительных сведений в течение 30 дней со дня регистрации уведомления о необходимости представления дополнительных сведений заявителю направляется мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги в течение 7 рабочих дней.
3.3.3. В случае наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 2.8 административного регламента, заявителю в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса направляется мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги (в том числе в электронной форме).
3.3.4. В случае отсутствия в Архиве архивных документов и при наличии информации о местонахождении запрашиваемых сведений, по которым поступил запрос, в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса, в адрес заявителя направляется мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги (в том числе в электронной форме) с уведомлением о месте нахождения запрашиваемых сведений.
3.3.5. При наличии в Архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, запрос передается специалисту Архива, ответственному за предоставление муниципальной услуги, который приступает к непосредственному его исполнению (далее - Исполнитель).
3.3.6. Результатом выполнения указанной административной процедуры является принятие специалистом Архива, ответственным за предоставление муниципальной услуги, на основании анализа запроса и решения о возможности его исполнения, передача запроса Исполнителю; направление (выдача) заявителю уведомления о необходимости представления дополнительных сведений; направление (выдача) заявителю мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.
3.4. Исполнение запроса.
3.4.1. Исполнитель на основании принятого решения о возможности исполнения запроса в срок, не превышающий 30 дней со дня его регистрации, осуществляет его непосредственное исполнение по научно-справочному аппарату (по описям дел, именным указателям, каталогам) и архивным документам, хранящимся в Архиве. В исключительных случаях при поступлении запроса, требующего проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, срок исполнения может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.
3.4.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.
В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте архивной справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
Архивные справки оформляются на бланке Архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается начальником Архива или лицом, его заменяющим, и заверяется печатью Архива. Фамилия Исполнителя проставляется в нижнем левом углу архивной справки.
На архивной справке проставляется номер и дата составления.
В случае отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в Архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма может быть заверен печатью.
3.4.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Архива, лицом, его замещающим, и печатью Архива.
3.4.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
Архивная копия заверяется подписью Исполнителя и печатью Архива.
3.4.5. Результатом выполнения указанной административной процедуры является подготовка архивной справки, архивной копии или архивной выписки.
3.5. Выдача (направление) ответа заявителю.
3.5.1. Выдачу (направление) ответа заявителю осуществляет Исполнитель.
3.5.2. Архивная справка, архивная копия или архивная выписка направляется по почте заявителю в течение 5 рабочих дней со дня подготовки архивной справки, архивной копии или архивной выписки или выдается лично в день обращения при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
3.5.3. Заявитель или уполномоченное им лицо, получающее архивную справку, архивную копию или архивную выписку, расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату получения.
3.5.4. Результатом выполнения указанной административной процедуры является выдача (направление) заявителю архивной справки, архивной копии или архивной выписки.
3.6. Первый экземпляр архивной справки вручается (направляется) заявителю, второй экземпляр помещается в дело.
4. Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги.
Контроль за исполнением административного регламента, совершением административных процедур, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги осуществляется в виде плановых и внеплановых проверок.
4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, порядок и формы контроля.
4.2.1. Плановые проверки проводятся начальником Архива и осуществляются постоянно.
4.2.2. Начальник Архива проводит внеплановую проверку в случае поступления жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые и принимаемые специалистом Архива при предоставлении муниципальной услуги. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.2.3. Управляющий делами администрации города Покачи, курирующий деятельность Архива, проводит внеплановую проверку в случае поступления жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые и принимаемые начальником Архива при предоставлении муниципальной услуги.
4.3. Ответственность должностных лиц, работников отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4. Должностное лицо архивного отдела администрации города Покачи, ответственное за осуществление соответствующих административных процедур настоящего административного регламента, несет административную ответственность в соответствии с законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, в том числе за:
- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги и срока предоставления муниципальной услуги;
- неправомерные отказы в приеме у заявителя документов, предусмотренных для предоставления муниципальной услуги, в предоставлении муниципальной услуги, исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо за нарушение установленного срока осуществления таких исправлений;
- превышение максимального срока ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, а равно при получении результата предоставления муниципальной услуги (за исключением срока подачи запроса в многофункциональном центре).
(часть 4.4 введена постановлением Администрации города Покачи от 30.04.2014 № 601)
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных
служащих, обеспечивающих предоставление муниципальной услуги
5.1. Заявители имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействия специалистов отдела по ценообразованию администрации города Покачи в досудебном порядке.
5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить жалобу в письменном или в электронном виде.
5.4. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.5. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.6. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия указанного решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.8. В случае несогласия с результатами досудебного обжалования, а также на любой стадии рассмотрения спорных вопросов заявитель имеет право обратиться в суд в соответствии с установленным действующим законодательством порядком.
Приложение 1
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов граждан и организаций
по документам архивных фондов города Покачи"
Анкета-заявление № _____
для наведения архивной справки по документам,
имеющимся на хранении
1. Фамилия, имя, отчество год рождения
_________________________
лица, о котором запрашивается архивная справка
2. Фамилия заявителя, которая была в
____________________
запрашиваемый период (если фамилия менялась неоднократно, указать все изменения). Если справка запрашивается на близкого родственника, указать наличие оформленной доверенности
3. Для какой цели запрашивается архивная
_________________
справка (оформление пенсии, перерасчет пенсии, получение гражданства и др.)
4. Точный почтовый адрес заявителя,
__________________________________
контактный телефон или адрес, по которому необходимо выслать документы
5. О чем запрашивается архивная справка:
____________________________________
а) о трудовом стаже, учебе
б) о заработной плате
в) другое
Наименование предприятия, учебного заведения
Начало работы, учебы (год, месяц, число)
Конец работы, учебы (год, месяц, число)
Должность
Подпись заявителя ____________ Расшифровка подписи _________________
"____" ______________ 20__ год
Приложение 2
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов граждан и организаций
по документам архивных фондов города Покачи"
Запрос
на предоставление копий документов (тематический запрос)
Предприятие (структурное подразделение) _______________________________
___________________________________________________________________________
Фамилия И.О. заказчика ____________________________________________________
Адрес, телефон ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Прошу выдать копии ____________________________________________________
__________________________________________________________________________
Количество экземпляров ________________
"____" ____________ 20 г. Подпись заявителя ____________________
Приложение 3
к административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов граждан и организаций
по документам архивных фондов города Покачи"
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН
И ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ ГОРОДА ПОКАЧИ"
Прием и регистрация запроса заявителя
\/
Анализ запроса
\/
Заключение специалиста Архива, ответственного за прием запросов, о
возможности (невозможности) предоставления муниципальной услуги
\/ \/ \/
Отсутствие оснований Необходимость Наличие оснований для
для отказа в представления отказа в
предоставлении дополнительных сведений предоставлении
муниципальной услуги для исполнения запроса муниципальной услуги
\/ \/
Направление запроса Направление уведомления
для исполнения о необходимости
специалистом Архива представления заявителем
дополнительных сведений
/\ \/ \/
Представление Непредставление
заявителем заявителем
дополнительных дополнительных
сведений сведений
\/ \/ \/
Подготовка архивных справок, Подготовка мотивированного отказа в
архивных копий, архивных выписок предоставлении муниципальной услуги
\/ \/
Выдача (направление) заявителю архивных документов либо мотивированного
отказа в предоставлении муниципальной услуги
------------------------------------------------------------------